Pembahasan Lengkap Apa Itu Butler Service dan Prosedur Kerjanya di Masing-Masing Departemen Hotel

Pembahasan Lengkap Apa Itu Butler Service dan Prosedur Kerjanya Dldi Masing-Masing Departemen Hotel

Pembahasan Lengkap Apa Itu Butler Service dan Prosedur Kerjanya di Masing-Masing Departemen Hotel .Bentuk pelayanan yang diberikan oleh pihak hotel kepada tamu yang menginap dapat langsung dirasakan saat pertama kali datang di hotel.Ini ialah bentuk terobosan baru dalam dunia perhotelan dalam rangka meningkatkan pelayanan dengan memperkenalkan seorang butler service yang dibagi dalam beberapa divisi.

Umumnya yang ada butlernya yaitu departemen front office, housekeeping dan food and beverage.Namun di hotel juga ada butler untuk kamar dengan kategori eksklusif (presidensial suit) akan ada pelayanan khusus butler.Artikel ini akan mengulas mengenai apa itu butler service dan prosedur kerjanya di masing-masing departemen hotel

1. Apa itu Butler Service

Apa itu butler service yaitu salah satu bidang layanan yang umumnya memiliki pelatihan profesional serta pengalaman formal di lapangan dituntut untuk memberikan kepuasan tamu baik.Berarti secara umum pengertian butler secara umum yaitu pelayan senior dalam sebuah hotel.Selain itu pengertian lain butler yaitu seseorang yang bertanggung jawab terhadap makanan,minuman, peralatan makan,menyediakan pelayanan lain, dan terkadang melakukan tugas-tugas lain.

2. Tugas Butler di Departemen Front Office,Food and Beverage dan Housekeeping

A. Tugas Butler di Departemen Front Office

  • Membantu para tamu buat melakukan pemesanan kamar buat kedatangan selanjutnya.
  • Bertanggung jawab membuka pintu kamar apabila ada bellman yang ingin mengantarkan orderan namun tamu tidak ada didalam hotel. Dalam perihal ini mereka akan menjadi saksi kalau orderan buat tamu tersebut sudah diletakkan di meja tamu dan mencatat di log book.
  • Memberikan informasi kepada concierge bila sewaktu-waktu kunci kamar tidak bisa dipergunakan lagi oleh tamu.
  • Memberikan informasi kepada concierge bila ada tamu yang membawa seorang masuk ke kamarnya, padahal nama orang tersebut tidak terdaftar di hotel.
  • Membantu bagian bellman buat membawakan surat,telex, facsimile dan pesan.

B. Tugas Butler di Departemen Food and Beverage

  • Bertanggung jawab buat melakukan monitoring minibar buat pelayanan tamu VIP dalam perihal mempersiapkan champagne, wine dan lain sebagainya.
  • Mengontrol keranjang buah, pisau, peralatan gelas sedemikian rupa supaya terlihat menarik.
  • Membantu bagian room service dalam menawarkan makanan dan minuman kepada tamu.

C. Tugas Butler di Departemen Housekeeping

  • Bila menemukan ada kamar yang kotor, butler harus melaporkannya ke bagian room boy.
  • Bila ada tamu yang melakukan check-out harus segera dilaporkan kebagian housekeeping office.
  • Membantu melakukan open bed bila dibutuhkan.
  • Membuatkan laporan kepada bagian housekeeping office supaya dibuatkan work order jika ada kamar yang rusak.

3. Tugas Butler Secara Mendetail

A. Pre-Arrival

  • Me-review guest history tamu yang sudah melakukan booking lewat Property Management System atau berdasarkan historical informasi yang telah tercatat di hotel dan dilanjutkan dengan menghubungi langsung tamu buat memperoleh seluruh informasi mengenai detail kedatangannya.
  • Memastikan pre arrival mengenai kesiapan kamar serta persiapan welcoming VIP sesuai Standar Operation Procedure serta mempersiapkan apabila ada permintaan khusus dari tamu.
  • Koordinasi dengan department lain untuk berbagi informasi mengenai profile tamu.
  • Berkoordinasi dengan seluruh departemen yang bertanggung jawab terhadap transportasi untuk dapat memberikan penjemputan,penanganan barang dan penyambutan di lapangan terbang dengan pelayanan yang maksimal
  • Mempersiapkan welcoming amenities dan disesuaikan dengan profile serta permintaan tamu.

B. Proses Check in

  • Memberikan sambutan hangat saat mereka datang
  • Bekerjasama dengan front office buat memastikan proses check in dapat berjalan dengan cepat dan mudah dari proses “registration card’ sampai dengan “payment process”.
  • Bekerjasama dengan concierge buat memastikan kalau luggage tamu ditangani dengan baik.

C. Selama Tamu Menginap

  • Berupaya mengoptimalkan service untuk memberikan efek “ surprise” kepada tamu.
  • Berupaya memenuhi semua kemauan tamu dan menghindari hal yang mengganggu atau tidak disukai oleh tamu.
  • Menginformasikan kepada tamu perihal kegiatan ataupun hiburan yang ada di hotel dan area dekat hotel.
  • Meminta feedback dan input dari tamu demi merevisi serta kenaikan pelayanan
  • Melakukan pembersihan kamar serta penggantian amenities, towel, linen, buah, serta bunga.
  • Melakukan proses “Turn Down Service”.
  • Bertanggung jawab terhadap event perayaan kegiatan khusus buat tamu seperti ulang tahun, wedding party dan lain-lain
  • Bekerjasama dengan semua department lain supaya penerapan perayaan tersebut memberikan kesan yang baik pada tamu
  • Melakukan pemesanan tiket pesawat untuk tamu.
  • Pembaharuan guest history.
  • Melayani breakfast,lunch dan dinner
  • Bila dibutuhkan, bekerjasama dengan departemen lain buat penerapan event di luar kamar seperti beach side party dan pool side party.
  • Mengecek kelengkapan mini bar beserta expired date nya.

D. Proses Check Out

  • Mempersiapkan bill serta bekerjasama dengan front office dalam proses pembayaran supaya proses check out bisa berlangsung dengan cepat.
  • Menyarankan tamu untuk mengisi guest comment.
  • Mengatur penerapan bell service, valet, dan concierge.
  • Mempersiapkan cinderamata hotel dengan bekerjasama dengan sales, public relation, maupun guest relation officer.
  • Mengucapkan selamat jalan kepada tamu.
  • Mengupdate guest history.




Demikianlah pembahasan lengkap apa itu butler service dan prosedur kerjanya di masing-masing departemen hotel.Saya berharap artikel ini dapat menambah wawasan pembaca.Sampai jumpa di artikel selanjutnya.

%d blogger menyukai ini: