Pembahasan Lengkap Prosedur Check In Hotel Untuk Individu dan Kelompok serta VIP

Pembahasan Lengkap Prosedur Check In Hotel Untuk Individu dan Kelompok serta VIP

Pembahasan Lengkap Prosedur Check In Hotel Untuk Individu dan Kelompok serta VIP .Prosedur check in yang baik memiliki peran vital di suatu hotel. Sebab proses check in adalah waktu buat tamu menemukan first impression yang baik dan ini umumnya akan sangat mempengaruhi selama mereka menginap.

Front office team (Staf Concierge dan tim Bell Desk) yang memiliki tanggung jawab lebih buat ini.Oleh karena itu seorang staff concierge atau bell desk ini harus orang yang luwes untuk membangun suasana nyaman ke tamu.Dibawah ini akan diuraikan mengenai prosedur check in hotel untuk individu dan kelompok serta VIP.

1. Prosedur Check In Hotel Buat Tamu Individu

  • Tamu sampai di hotel
  • kendaraan pengantar mereka memasuki lobby,
  • Penyambutan oleh seorang doorman dan membukakan pintu
  • Mengucapkan selamat datang dan menawarkan buat memindahkan barang bawaannya dari bagasi mobil.
  • Setelah oleh tamu tamu, doorman akan meminta bellboy buat memindahkan barang tamu dari mobil dan diletakkan diatas luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau menempatkan barang bawaan tamu didekat reception counter sambil menanti tamu buat melakukan registrasi.
  • Bellboy membawakan tamu reception counter atau front desk. Sampai dicounter, tamu akan disambut oleh front desk agent dengan ucapan selamat datang serta menawarkan bantuan sembari tersenyum.
  • Di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu telah melakukan pemesanan kamar atau belum, persoalan berikutnya yaitu apakah reservasi yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent.
  • Jika tamu melaporkan sudah melakukan pemesanan kamar sebelumnya dan reception akan mencari informasi tentang pemesanan yang sudah dibuat untuk mempercepat proses check-in.
  • Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar,maka petugas reception akan memastikan pemesanan kamarnya serta melihat metode pembayarannya bila pembayarannya menjadi tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee letter (GL) atau travel agent voucher.
  • Mengisi registration form dengan metode menunjukkan bukti diri tamu yang bisa berbentuk passpor, KTP dan SIM
  • Mempersiapkan guest card
  • Menjelaskan check-out time serta beberapa fasilitas penting
  • Memberikan kupon makan pagi dan kupon lain serta menjelaskan kegunaannya
  • Front desk agent mengucapkan selamat beristirahat

2. Prosedur Check In Hotel Buat Tamu Kelompok (Rombongan)

  • Tamu memasuki hotel dengan bis atau beberapa kendaraan dan disambut doorman
  • Trolley telah siap di depan lobby
  • Jika perlu ada kendaraan buat mengangkut barang
  • Tambahan personel disiapkan
  • Waktu memindahkan barang harus ada security dan tour leader sebagai saksi jumlah barang.
  • Tour leader ditemui dahulu buat diantar ke lobby, diajak duduk serta berbicara
  • Semua tamu rombongan di persilakan duduk di
    lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, buat group check-in
  • Welcome drink telah disiapkan di tempat
    kedatangan tamu, bila meeting room dipakai buat menyambut tamu, maka welcome drink harus dikirim kemeeting room tersebut.
  • Bell captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu serta memasang luggage tag
  • Pimpinan rombongan mengisi registration card
  • Receptionist mengecek registraton card
    dengan teliti, umumnya diiringi dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
  • Metode penyerahan kunci kamar yang cepat adalah dengan menyerahkan sekuanya ke tour leader.
  • Bell captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang tamu ke kamar masing masing.
  • Tamu dipersilakan masuk kamar masing
    masing setelah diberitahukan nomor kamarnya serta memperoleh kunci kamar masing masing
  • Bellboy mengantarkan luggage mereka, khusus yang membutuhkan diantar saat itu.
  • Bila tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dulu.
  • Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
  • Apabila jumlah tamu lebih dari 4 didalam lift serta dirasa sesak buat membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboymempersilakan tamu buat berangkat dulu ke lantai tertentu, serta bellboy akan menyusul dengan memakai lift yang lain.
  • Saat sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk 3 kali
  • Bellboy menyimpan baranh di luggage rack dan meletakkan kunci di panel
  • Seorang bellboy yang baik harus menjelaskan terlebih dulu semua fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang dapat diberikan buat tamu selama menginap.
  • Saat sebelum berangkat, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel serta satu lagi di card holder dan amplop kunci diserahkan ke tamu
  • Kembali ke bellboy station, mengisi errand card serta menyerahkannya ke captain
  • Receptionist mengganti status kamar dari vacant clean ke occupied, serta surat itu harus dikirim ke seluruh departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office dan general manager office.

3. Prosedur Check In Hotel Tamu VIP

  • Guest card serta key card telah siap saat sebelum tamu datang
  • Mencocokkan nama tamu dengan informasi direservasi
  • Memastikan welcome card serta fruit basket sudah ada di kamar.Selain itu hotel juga memberikan coklat atau minuman (spirit) sebagai amenities buat tamu VIP.
  • Pendaftaran dilakukan di kamar serta kartu identitas pasport atau KTP serta ada jaminan dari protokolnya.
  • Kupon makan pagi, dan kupon lain telah dijadikan satu di guest cad, setelah itu staff Guest Relation Officer (GRO) diminta
    untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar
  • GRO memberikan guest card dan mengatakan nomor kamarnya.
  • Mengucapkan selamat istirahat dan magic words
  • Bila GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO membukakan pintu dan mempersilakan tamu masuk terlebih dahulu
  • Bellboy serta barang antar dan membukakan pintu tamu
  • Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci dipanel power yang mempersilakan semua electric power terbuka, dapat menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, televisi, jam,alarm, radio dan AC yang lain.
  • Bellboy menata barang di luggage rack dengan
    rapi
  • GRO menjelaskan manfaat beberapa peralatan dan fasilitas yang ada di kamar.
  • GRO kembali ke GRO deck serta mengisi keterangan kalau tamu telah check- in
  • Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card dan setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan kalau tugas check in sudah dilakukannya.
  • Receptionist memastikan kalau kamar tersebut statusnya telah berganti dari vacant clean ke occupied
  • Mempersiapkan bill
  • Memberikan keterangan tentang special request untuk tamu tersebut ke departmen terkait



Demikianlah pembahasan lengkap prosedur check in hotel untuk individu dan kelompok serta VIP.Saya berharap artikel ini dapat menambah wawasan pembaca.Sampai jumpa di artikel selanjutnya.

%d blogger menyukai ini: