Pembahasan Lengkap Struktur Organisasi Front Office Department dan Tugasnya di Suatu Hotel

Bagian-Bagian Departemen Front Office

Pembahasan Lengkap Struktur Organisasi Front Office Department dan Tugasnya di Suatu Hotel .Besar kecilnya suatu organisasi hotel tidak sama. Perihal ini dipengaruhi oleh besar kecilnya operasional hotel tersebut seperti jumlah kamar yang dimiliki. Semakin banyak jumlah kamar yang tersedia “available”, semakin banyak bagian yang dibentuk serta karyawan yang dibutuhkan terutama dibagian front office.

Dalam struktur organisasi front office department pun sama.Semakin banyak operasional suatu hotel,maka struktur organisasi di front office bakal menyesuaikan dengan operasional hotel.Oleh karena itu dibawah ini akan dijabarkan struktur organisasi front office department dan tugasnya di suatu hotel.

Struktur Organisasi Front Office Department

Pembahasan Lengkap Struktur Organisasi Front Office Department dan Tugasnya di Suatu Hotel
Pembahasan Lengkap Struktur Organisasi Front Office Department dan Tugasnya di Suatu Hotel

A. Front Office Manager

  • Mengatur dan mengawasi kinerja dari semua staff front office
  • Mengontrol dan merinci serta menginstruksikan pekerjaan kepada staff yang bertugas secara terencana.
  • Memberi tahu langsung kepada General Manager tentang seluruh yang berkaitan dengan operational Front Office.
  • Membuat perencanaan budget (anggaran) untuk operational Front Office Department setahun kedepan.
  • Mengikuti setiap pertemuan yang berkaitan dengan operational Hotel serta menyebarluaskannya kepada staff Front Office yang terkait.

B. Assistant Front Office Manager

  • Melakukan tugas harian seperti pengecekan dan mengawasi semau bagian yang ada di front office.
  • Mengecek kesiapan seluruh yang diperlukan untuk tamu yang bakal check out
  • Mengecek kesiapan staff dalam bekerja
  • Menangani keluhan tamu serta menindaklanjuti untuk kepuasan tamu
  • Mengecek kesiapan pelayanan buat tamu yang check in hari ini.

C. Night Manager

  • Mengatur operasional kantor pada malam hari sampai pagi hari.
  • Mempersiapkan laporan pemasukan hotel pada hari tersebut.
  • Mengatur operasional semua bagian hotel pada malam hari.
  • Menangani keluhan tamu pada malam hari.
  • Menandatangani setiap pengeluaran uang yang terjadi pada malam hari dengan membuat laporan pertanggungjawaban buat shift pagi serta siang hari.
  • Menjadi Chief of Fire Brigade apabila sewaktu- waktu terjafi kebakaran pada malam hari.

D. Duty Manager

  • Mengecek tamu-tamu dalam catatan EAL, khususnya tamu VIP
  • Berbicara dengan semua tamu hotel buat mendapatkan saran, kesan serta keluhan selama tinggal di hotel
  • Menyambut dan mengantar tamu VIP ke kamarnya serta siap melayani selama tinggal di hotel
  • Melakukan inspeksi keseluruh area hotel selama bertugas
  • Mengawasi semua kegiatan yang ada di lobby dan memberi tahu apabila ada hal yang mencurigakan.

E. Chief Operator

  • Mengawasi serta mengkoordinir pekerjaan para telepon operator
  • Mengatur telepon yang masuk dan keluar hotel serta memastikan kalau semua telepon sudah disambungkan ketujuan yang diinginkan.
  • Mengecek kedatangan para telepon operator.
  • Membuat daftar kerja para telepon operator.
  • Membantu telepon operator jika ada sambungan yang sangat banyak
  • Membuat laporan per bulan

F. Guest Relation Officer Supervisor

  • Memberikan informasi mengenai fasilitas hotel
  • Menangani dan menyelesaikam keluhan tamu.
  • Mengestimasi serta menanggapi kebutuhan tamu.
  • Melakukan pengawasan terhadap kegiatan yang dilakukan staf GRO.
  • Menyediakan layanan pelanggan dengan baik.

G. Bell Captain

  • Mengkoordinir para bawahannya dalam menjemput kehadiran serta mengurus barang bawaan sampai ke kamar dengan cepat, tepat serta penuh dengan keramahan
  • Mengecek ruang penyimpanan barang secara teratur dan berkala
  • Mengkoordinir bawahannya buat tetap menawarkan bantuan kepada tamu
  • Memeriksa kereta barang serta papan pengumuman
  • Mengurus serta menyelesaikan beberapa barang yang tidak memiliki pemilik
  • Mengecek log book secara teratur sebagai fasilitas komunikasi serta menindaklanjuti dan mendaftar permasalahan yang tidak bisa diselesaikan

H. Front Desk Supervisor

  • Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
  • Memberikan persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
  • Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
  • Mengatur jadwal setiap staff front desk
  • Memberikan persetujuan pemakaian housebank oleh Front Desk Agent

I. Bellboy

  • Menangani barang, koper tamu yang dibawa pada saat check-in, check-out dan titipan barang di porter room.
  • Mengisi Guest Card.
  • Membaca log book buat mengenali hal hal atau masalah yang perlu diselesaikan
  • Mencatat semua barang, koper yang dititipkan
  • Mencatat koper, benda bawaan tamu pada Bellboy Errand Card, serta Bellboy working list check-in serta check out.

J. Front Desk Agents

  • Menyiapkan daftar tamu dan kamar sesuai permintaan yang dipesan
  • Mengetahui serta menguasai semua prosedur dan metode pembayaran baik itu secara tunai,kredit maupun penagihan
  • Membantu registrasi tamu serta memberikan kamar sesuai pesanan serta permintaan khusus
  • Mengetahui metode membuat reservasi kamar buat hari ini,besok serta seterusnya
  • Memahami dengan benar status kamar serta layout atau denah kamar hotel, jenis kamar serta harga kamar (rate) hotel

K. Cashier Hotel

  • Menerima segala hasil penjualan tunai hasil penjualan outlet hotel.
  • Menerbitkan bukti penerimaan kas seluruh hasil penerimaan tunai dari bagian Bill Collector.
  • Menerima segala hasil penagihan utang dari bagian Bill Collector.
  • Menyerahkan bukti penerimaan kas atas tagihan bill collector kepada bagian AR Clerk.
  • Menerima giro dan vouncher payment dari bagian AP Clerk untuk pembayaran supplier.

L. Telepon Operator

  • Menangani penerimaan serta penyambungan sambungan telepon baik yang berasal dari dalam hotel atau sebaliknya.
  • Menangani panggilan tamu lewat paging
  • Memberikan informasi kepada tamu mengenai nomor telepon hotel yang diminta oleh tamu.
  • Mengukur lama tamu melakukan pembicaraan terhadap lawan bicaranya lewat sambungan atau layanan sambungan telepon hotel.
  • Melayani wake up call sesuai permintaan.

M. Guest Relation Officer

  • Menerima pesanan kehadiran tamu VVIP/VIP.
  • Mempersiapkan semua sarana sesuai dengan standar yang berlaku.
  • Memilih serta mengecek langsung buat meyakinkan kalau kamar telah siap digunakan tamu.
  • Mempersiapkan kartu selamat datang serta meletakkannya ditempat yang tepat dikamar saat sebelum tamu datang.
  • Mempersiapkan informasi buat keperluan internal agar seluruh petugas hotel mengenali adanya tamu penting yang bakal menginap
  • Mengisi guest history record.


Demikianlah pembahasan lengkap struktur organisasi front office department dan tugasnya di suatu hotel.Saya berharap artikel ini dapat menambah wawasan pembaca.Sampai jumpa di artikel selanjutnya.

%d blogger menyukai ini: