Pembahasan Lengkap Tata Cara Menerima Telepon di Hotel

Pembahasan Lengkap Tata Cara Menerima Telepon di Hotel

Pembahasan Lengkap Tata Cara Menerima Telepon di Hotel .Etika bertelepon merupakan tata cara bagaimana sepatutnya berbicara lewat telepon dengan baik sopan,ramah dan bersahabat. Meski tidak berhadapan langsung dengan penelepon, bisa disadari kalau dari cara berbicara memunculkan kesan yang berbeda.

Bisa saja memunculkan kesan,ramah,sopan atau sombong.Sebaiknya ciptakan kesan awal kepada penelepon yang membuktikan keramahan serta keprofesionalan.Dalam artikel kali ini akan mengulas mengenai tata cara menerima telepon di hotel.

1. Tata Cara Menerima Telepon di Hotel

Berikut dibawah ini adalah tata cara menerima telepon di hotel

A. Identity Yourself (Perkenalan Diri)

Memperkenalkan diri dengan cara mengatakan dihotel apa tempat bekerja,mengucapkan salam sesuai waktu dan ucapan siap membantu.Contohnya yaitu Wimend Hotel, Good Morning/Afternoon/Evening, How May I help you?.

B. Personal Service (Layanan Individu)

Bicaralah dengan nada suara yang baik. Upayakan memberikan suasana akrab dengan langsung menyapa nama penelepon jika sudah mengenalnya.Pastinya tanpa melupakan istilah menghormati, seperti Bapak,Ibu,Sir dan Madam

C. Listen Carefully

Mendengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, penuh perhatian, janganmemotong pembicaraan dan meminta penjelasan dengan sejelasnya.

D. Take a Note

Mencatat semua pesan yang di informasikan oleh sang penelepon serta secepatnya menyampaikan pada yang bersangkutan.

E. Giving Magic Word

Saat berbicara harus memakai kata yang sehalus.Tamu akan merasa nyaman berbicara.Contoh dari kata magic word antara lain seperti please, I am sorry, I beg your pardon, with a pleasure dan Thank you.

2. Rincian Dari Menerima Maupun Menelepon Tamu Yang Baik

A. Menerima Telepon Dari Tamu

  • Angkat gagang telepon secepatnya,maksimal berdering tiga kali harus diangkat
  • Perkenalkan hotel tempat bekerja kepada penelepon dan mengucapkan salam sesuai waktu dan katakan siap membantu mereka
  • Mendengarkan pesan-pesan atau permintaan tamu dengan baik
  • Tetap menyebut nama penelepon apabila sudah mengenalnya
  • Berjanjilah buat menelepon kembali apabila pembicaraan belum selesai
  • Letakkan gagang telepon dengan baik serta hati- hati, tekan terlebih dahulu kait penghubung setelah itu baru letakkan gagangnya. Bunyi gagang yang diletakkan dapat membuat jengkel orang yang menelepon

B. Menelepon Tamu Yang Baik

  • Susunlah dengan rapi pesan atau pembicaraan yang akan disampaikan
  • Putar nomor telepon dengan seksama, jangan sampai salah karena akan membuang waktu.Apabila sudah diterima, secepatnya menyebutkan jati diri atau nama hotel
  • Sampaikan pembicaraan seperti yang diperencanakan, lakukan pembicaraan dengan ramah, namun business like
  • Gunakan nama yang diajak berbicara sesering mungkin
  • Tutuplah pembicaraan dengan ucapan terima kasih

3. Contoh Percakapan Operator Telepon di Hotel

A. Percakapan Menerima Telepon Dari Teman Tamu Hotel

  • Operator : Good morning. Thank you for calling XYZ Hotel. My name is Dian.How can I help you?(Selamat pagi. Terima kasih sudah menghubungi Hotel XYZ. Nama saya Dian. Ada yang dapat Saya bantu?)
  • Caller : I’d like to talk to Mrs. Afifah Rahma,please. She is staying at your hotel in room 110. (Saya ingin berbicara dengan Ibu Afifah Rahma. Beliau tinggal di hotel Anda di kamar nomor 110)
  • Operator : May I ask who is calling, please? (Boleh mengetahui saya berbicara dengan siapa?)
  • Caller : I am Reza Saputra. (Saya Reza Saputra)
  • Operator : Mr. Reza Saputra, could you hold down for a minute? I will connect your call. (Pak Reza Saputra, bisa tunggu sebentar? Saya akan menghubungkan panggilan Anda)
  • Caller : Ok. (Oke)
  • Operator : Thanks for holding, but I am afraid Mrs. Afifah Rahma has already checked out. (Terima kasih telah menunggu, namun Ibu Afifah Rahma sudah check out)
  • Caller : Did she perhaps leave some message?(Apakah dia meninggalkan pesan?)
    Operator: I am afraid she did not, sir.( Maaf,dia tidak meninggalkan pesan, Pak)
  • Caller : Ah that is too bad. All right, then. Thanks.(Ah sayang sekali. Baiklah jika begitu. Terima kasih)
    Operator: You are welcome, sir. (Sama-sama, Pak)

B. Percakapan Tamu Order Room Hotel

  • Operator : Good morning, XYZ Hotel, Dian speaking.How may I help you? (Selamat Pagi, Hotel XYZ, dengan Dian disini. Ada yang dapat saya bantu?)
  • Caller : I’d like to book a room, please? (Saya ingin memesan kamar)
  • Operator : Certainly, kindly hold the line. I will connect you to our reservations department. (Baik, silakan tunggu.Saya akan menyambungkan Anda dengan departemen reservasi kami)
  • Caller: Okay. (Oke)

C. Percakapan Tamu Meminta Layanan Morning Wake Up

  • Operator : Good morning, Mr.Aris. This is 7 am in the morning which is your wake up time. Have a great day! (Selamat pagi, Bapak Aris. Saat ini jam tujuh pagi waktunya layanan bangun pagi Anda. Semoga hari Anda menyenangkan!)
  • Guest : Thank you. Hope you have a great day too. (Terima kasih. Mudah-mudahan hari Anda menyenangkan juga)



Demikianlah pembahasan lengkap tata cara menerima telepon di hotel.Saya berharap artikel ini dapat menambah wawasan pembaca.Sampai jumpa di artikel selanjutnya.

%d blogger menyukai ini: